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一个方便阅读、制作与修改的项目计划时间表  

2009-11-06 17:56:07|  分类: 管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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项目计划很重要,领导需要通过项目计划了解项目的进展与预期,多个部门需要根据项目计划安排协作,为很好达到这一目的,需要设计一种好的项目计划表现形式。首先,项目计划可读性要好,每个任务将在什么时候发生,什么时候完成应当一览无余。其次,项目计划要方便制作。有很多高级项目管理工具确实能够方便的作出项目计划,但要求公司很多人都安装并且学会使用这些工具代价是很大的。因此方便制作不仅意味着对于掌握了工具的人来做做起来很快,也要求要尽量采用大家都有都会用的工具。再次,项目计划要方便修改,其中最频繁发生的可能是大量任务的时间信息的修改,比如由于一个任务未能按时完成,很多后续任务都可能顺延。

在很多文档中,项目计划经常用文字表格的形式表示。863啊、核高基啊什么的都是这样,公司的项目目前也是这样。比如这里举一个例子。
一个方便阅读、制作与修改的项目计划时间表 - 风轻扬 - 风轻扬
我们上面的三个指标来做个评估吧:
1、可读性。可以看出上图的项目包含0.1~0.3三个版本,每个版本可能包含策划、实现、验证、发布等阶段,阶段里又可能包含需求开发、低保真原型评估、前端开发、系统测试等等的任务。到目前为止,这些信息是一目了然,一览无余的。但问题是时间,用数字表示的时间实在是很难让人一下子掌握,其中出了明显的差错也难以发现。而时间信息是项目计划里最重要的信息。因此如果按百分制来算,可读性只能算60分。
2、方便制作。工具只需要Word,大家都有也都会用,可以打100分。但制作效率并不是很高,即使有一个样本存在,每个项目中每个任务的时间都必需一一改过,这是比较耗时的,这方面只能算70分。综合起来算85分。
3、方便修改。修改不便,假如有一个任务delay,后面的任务要顺延的话,可能要改很多个任务的时间信息,相当耗时并且容易出错。只能算60分。
平均分只有68分。

说到项目计划,有些人应该会想到用Gantt图。Gantt图确实是一种很好的显示项目计划的形式。作Gantt图有很多专业工具,比如MS Project,但我相信自己做过Gantt图的人一定不会多,即使是项目经理和产品经理,安装了MS Project等工具的人也不会多。因此若用这些工具来做项目计划,要求太高了,并不实际。我们需要找一个同样好用,并且大家也都会用的工具。

其实用大家常用的Visio画图工具的基本功能,就很方便的作出一个Gantt图(Visio里也有专门做Gantt的功能,但这一功能我相信又没几个人用过)。比如下面这个图与上面的表格的信息是一样的
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上图就是我用Visio的基础框图功能制作出的项目计划Gantt图。同样的,我们也用开头说的三个指标来评估一下:
1、可读性。项目的三个版本,每个版本的阶段,每个阶段的任务,每个任务的时间,甚至任务与任务之间是否并行等信息都一目了然,可读性完全可以打90分。
2、方便制作。工具是用Visio,大都数的人都有,而且我只用到最常用的基础框图功能,会用Visio的人就会做。当然比起在Word里做个表格来说要差点,这方面算80分。制作效率很高。当然做第一个是很累的(我做了一个多小时),但有一个范例后,做第二个轻而易举,基本上只要拷贝过来,移动一下任务时间就行了。由于你可以选中多个任务整体移动,就比在Word里一个一个的修改容易多了,似乎没有比这更方便的了,因此算95分。综合起来88分。
3、方便修改。很前面一样,假如有一个任务delay,后面的任务要顺延的话,选中多个任务右移就行。很简单。应该能算90分。

平均分达到了89分。

经常说一图胜千言,图的可读性通常是很好的,但作图也通常很麻烦,效率很低。比如要描述流程,用伪代码的形式写很方便,画流程图则不那么方便。辛运的是,项目计划用上面的图的形式,不但可读性好,而且制作与修改也很方便。竟然这样,为什么还要用表格的形式呢?

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